MÜDÜR
Ahmet Çiftçi
Telefon : 444 54 50 - 1101/1102
E-Mail : [email protected]
Yazı İşleri Müdürlüğü; Belediye Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli işlemleri yapmak ve özlük işlerini yürütmek. Kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrakın kaydını yapmak ve birimlerle koordineli çalışmak. Belediye Encümenin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek.Encümene sunulacak dosyaların tanzim etmek. Encümen kararlarını ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınmasını takip etmek. Belediyeye evlenmek için müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. Belediyenin genel arşivinin istenen kalitede ve verimde çalışmasını sağlamakla görevlidir.
AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan Başkanlık iş ve işlemleri, Meclis ve Encümen toplantıları, nikah işlemleri, santral, posta, çay dağıtımı yapılması faaliyetlerini kapsar.
TANIMLAR VE KISALTMALAR
Belediye Encümeni : 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 33-34-35-36. maddelerinde belirtilen hükümleri kapsayan ve belediyenin kısmen karar,kısmen yürütme organıdır..Üyeleri Belediye Meclis üyeleri içinden seçilen ve Belediye Başkanınca görevlendirilen birim müdürlerinden oluşur.
Belediye Meclisi: 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 17…-32. maddelerinde belirtilen hükümleri kapsayan, belediyenin karar organıdır.
Resmi Evrak: Resmi kurum ve kuruluşlar tarafından yapılan yazışmalar.
Havale: Resmi ve özel kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların yazılı taleplerinin ilgili birim /müdürlük tarafından işlem görmesi için ilgili olduğu birime /kişiye yönlendirilmesi.
Zimmet Defteri: Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların ilgilisine imza karşılığı teslimi.
Hakkı Huzur: Meclis ve Encümen Üyelerinin Toplantılara katılımlarıyla hak ettikleri ücret
Posta: Kurumumuzun resmi ve gayri resmi kurum/kuruluşlar ile resmi posta yolu ile haberleşmesi
Md: Müdür
V. : Vekil
a : Adına
PROSEDÜR AYRINTISI
· 4.1 Dilekçe Kaydı :
Serdivan Belediye Başkanlığı adına gelen tüm dilekçeler Kentbank personeli tarafından kabul edilerek havale ve kayıt işlemleri yapılmaktadır. Kayıt işlemi evrak üzerine Gelen Evrak Kaşesinin basılması ve bu kaşe üzerinde evrak kayıt numarası, kayıt tarihi ve evrak eklerinin yazılmasıdır. Kayıt işlemi yapıldıktan sonra evrak, Kentbank personeli tarafından havale edilen ilgili müdürlüğe zimmetle gönderilir.
· 4.2 Gelen Evrak Kayıt:
Kurye, vatandaş, posta ile resmi kurum ve kuruluşlardan gelen resmi evraklar Kentbank personeli tarafından bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. Kaydı yapılan evrak, Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrolü yapılarak ilgili müdürlüğe havale edilir. Yazı İşleri Müdürünün kontrolünden geçen evrak, müdür tarafından havale işlemi yapıldıktan sonra, Belediye Başkanının görmesi gereken evraklar da seçilerek Belediye Başkanına ve ilgili müdürlüğe zimmetle teslim edilir.
4.3 Giden Evrak Kayıt:
Belediye Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerin; kurum dışındaki resmi kurum ve kuruluşlar ile şahıslara yazmış oldukları evraklara kalem personeli tarafından Giden Evrak kayıt numarası verilir.
· 4.4 Gizli Evrak Kayıt :
Resmi kurum ve kuruluşlardan gizli ibaresi ile gelen resmi evraklar Koordinatörlüğümüzde kentbank personeli tarafından kayıt işlemi yapıldıktan sonra havale ettirilir. Yazı İşleri Müdürünün kontrolünden geçen evrak kentbank personeli tarafından Belediye Başkanına götürülüp havale ettirilerek ilgili müdürlüğe zimmet ile teslim edilir.
· 4.5 Posta İşlemleri :
Başkanlığımıza bağlı müdürlüklerden gelen zarflar kalem personeli tarafından zimmetle alınır. Posta işlemlerinde evrakın çıkış numarası, gidecek kişi ya da firmanın ismi ve adresi yazılan zarflar, posta zimmet defterimize Kalem Personeli tarafından kaydedilerek evrak dağıtıcıları tarafından Serdivan P.T.T. Bürosuna teslim edilir.
· 4.6 Meclis Toplantı Dönemleri ve Gündemin Hazırlanması:
Başkanlığımıza bağlı Müdürlüklerden Meclise sunulmak üzere gelen evraklar kalem personeli tarafından kayıt numarası, tarih, imzaları kontrol edilerek zimmet defterine imza atıldıktan sonra teslim alınır.
Mecliste görüşülerek, karara bağlanmak üzere gelen teklifler ile yasal olarak belirli zamanlarda meclis gündemine alınması gereken konular müdürlüğümüzün takibi ile birlikte gündemi oluşturularak Belediye Başkanına sunulur ve imzalatılır. Meclisin kapalı olduğu zamanlarda gelen teklifler açılacak ilk meclis gündemine alınmak üzere muhafaza edilir.
Meclis toplantıları 5393 sayılı Belediye Kanunun 20.maddesine göre yapılmaktadır. (Belediye Meclisi Belediyenin karar organı olup, yasa gereği her ayın ilk haftası mutat toplantı yerinde
toplanır. Meclis gününden önce meclis gündemi Belediye Başkanına bildirilir. Belediye Başkanı tarafından olur alındıktan sonra gündem oluşturularak Zabıta Müdürlüğü tarafından
Belediyemiz ilan Panosunda ilanı yapılmaktadır. Ayrıca Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve Kaymakamlık Makamına bilgi verilir. Meclis Üyelerine toplantı gün ve saati ile meclis gündemini bildirmek üzere davet yazıları hazırlanır ve Zabıta Müdürlüğü ile bu davet yazıları
imza karşılığı üyelere teslim edilir. Tüm bu işlemler meclis toplantı gününden en az üç gün önce yapılmak zorundadır.
Nisan toplantılarında yapılan gizli oylamaya ilişkin oy pusulaları Kalem Memurları tarafından toplantıdan önce mühür basılarak hazırlanır. Oylama tutanakları hazırlanır. (Meclis 1.Başkan Vekili, Meclis 2.Başkan Vekili, Katipler ve Encümen Üyeleri) gizli oylama ile seçilir.
Nisan ayı toplantılarında İhtisas Komisyonları (İmar Komisyonu, Plan Bütçe Komisyonu, vs.) seçimi yapılır.
· 4.7 Tutanak:
Her Meclis toplantısında, toplantıya katılan üyelerden imza alınır. Meclis toplantılarındaki görüşmeler görevli personel tarafından kasetlere (ses) kayıt edilir. Ayrıca Kamera ile görüntü kaydı da yapılır. Ses kasetleri müdürlüğümüzce tarih sırasına göre arşivlenerek saklanmaktadır. Kalem personeli tarafından yazıya dökülür. Yazıya dökülen tutanaklar Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrol edilir. Düzeltmeler kalem personeli tarafından yapılır. Tutanaklar toplantıyı idare eden Meclis Başkanı ve Divan Katiplerine imzalatılır. Tutanağın aslı kalem personeli tarafından toplantı tarihi sırasına göre tutanak dosyası’na kaldırılır. Ayrıca alınan Meclis Kararları her toplantı sonrasında Meclis üyelerine dağıtılır.
· 4.8 Hakkı Huzurların Hazırlanması:
Meclis toplantısı sonunda Meclis Üyeleri imza tutanağından toplantıya katıldıkları günlerin tespiti kalem personeli tarafından yapılarak Meclis Üyelerinin isimleri ve toplantı tarihlerini gösteren Huzur Hakkı yazısı 2 nüsha olarak hazırlanır. İhtisas komisyonlarında ise Meclise sunulan komisyon raporlarından komisyon toplantılarına katılan Meclis Üyeleri için de katıldıkları toplantı sayısına göre Huzur Hakkı yazısı 2 nüsha olarak hazırlanır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne yazılan yazılar Belediye Başkanının onayına sunulur. Onay alındıktan sonra 5393 Sayılı Yasanın 32. maddesi gereğince hazırlanan Huzur Hakkı yazıları ödeme yapılmak üzere zimmetle İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir kalan nüshalar Hakkı Huzur Dosyasına takılır.
· 4.9 Meclis Kararları:
Mecliste görüşülerek karara bağlanan teklifler kalem personeli tarafından yazılarak karar haline dönüştürülür. Kararlar Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrol edilir. Kalem personeli tarafından 4 nüsha olarak çıkartılır ve toplantıyı idare eden Meclis Başkanı ve Divan Katiplerine imzalatılır.
Kalem personeli Meclis Kararlarının bütün işlemleri bittikten sonra Meclis takip programına Meclis giriş tarihinden itibaren bütün bilgiler işlenir. Meclis kararlarında bir adet karar kalem personeli tarafından karar numarası sırasına göre Meclis kararları dosyasına toplantı dosyasına takılır.
Her Meclis toplantısındaki kararlar kalem personeli tarafından Meclis Karar Defterine yazılır. Meclis karar defterinin her sayfası numaralandırılmış, mühürlenmiş ve sonu kaç sayfadan ibaret olduğu yazılarak imza ile kapatılmıştır.
Meclis Kararlarının 1’er nüshası Kaymakamlık Makamına ve Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi gereken kararlardan da 1 ‘er nüsha Büyükşehir Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığına zimmetle gönderilir.
· 4.10 Yazılı Önergeler :
Meclis toplantısında Meclis Üyeleri tarafından yazılı olarak verilen ve Makama havale edilen önergeler Başkanlık Makamına sunulmak üzere iki nüsha olarak bir üst yazı hazırlanır. Bu yazı memur, Şef, Müdür ve Başkan Yardımcısı tarafından imzalanır.İmzalartamamlandıktan sonra yazının ekleri kalem personeli tarafından hazırlanarak çıkış yapılarak zimmetle Başkanlık makamına teslim edilir. Kalan evrakların suretleri memur tarafından tarih sırasına göre önerge dosyasına kaldırılır.
· 4.11 Sözlü Önergeler :
Önergenin bulunduğu kısım Meclis tutanaklarından fotokopi çekilerek Başkanlık Makamına sunulmak üzere 2 nüsha olarak üst yazı yazılır. Yazı yazan memur, Şef, Müdür ve Başkan
Yardımcısı tarafından imzaları tamamlandıktan sonra kayıt numarası ve ekleri hazırlanarak önerge zimmetle Başkanlık Makamına teslim edilir. Kalan evraklar tarih sırasına göre önerge dosyasına kaldırılır.
Sözlü ve yazılı önergelerin durumunu takip etmek için kalem personeli tarafından önerge takip çizelgesine işlenir çizelgede sıra no, önergeyi veren meclis üyesinin adı soyadı, özeti, Başkanlık Makamına gidiş tarihi numarası Başkanlık Makamı tarafından önergeler cevap verilebilmesi için havale edildiği Müdürlük ve Başkan Yardımcısına gönderilen evraklara tarih ve numarası yazılır.
Belediye Meclis Üyeleri tarafından verilen sözlü veya yazılı önergeler ilgilisi itibariyle müdürlüklere yazılarak, o konuda yapılan ve yapılacak işlemler hakkında bilgi istenir. Buna istinaden verilen cevaplar evveliyatına bakılarak 2 nüsha olarak önerge sahibine cevabı yazı hazırlanır. Bu yazı memur, Şef, Müdür, Başkan yardımcısı ve Belediye Başkanı tarafından imzalanarak tebliğ mazbatası ile imza karşılığı önerge sahibine verilir.
· 4.12 Seçim Dönemi Başlarında Yapılan İşlemler:
Seçim kurulundan gelen sonuçlara göre kalem personeli tarafından meclis toplantılarında kullanılmak üzere Meclis Üyeleri İsim Listesi yapılır.
3628 sayılı kanun gereğince seçimle gelinen görevlerde seçimin kesinleştiği tarihi izleyen 2 ay içinde mal bildiriminde bulunulması, ayrıca görevlerine devam edenlerin sonu (0 ve 5) ile biten yıllarda en geç Şubat ayı sonuna kadar mal bildirimlerini yenilenmesi gerektiğinden mal bildirimi formları hazırlanan bir üst yazı ile kalem personeli tarafından Meclis üyelerine dağıtılır. Meclis Üyeleri tarafından doldurularak teslim tutanağı ile Müdüre teslim edilir. Kalem personeli tarafından yazılan yazı ile bu formlar Başkanlık Makamına gönderilmek üzere zimmete kayıt edilerek Özel Kalem Müdürlüğü’ne gönderilir. Görevleri biten Belediye Meclis Üyeleri ayrıldıkları tarihi izleyen bir ay içinde mal beyanlarını bildirmek zorundadırlar. Yine bu durumda üyelere görevleri sona ermeden bir yazı ile bildirilir.
· 4.13 Meclis Büro Arşivi
Meclisin açıldığı ilk toplantı birleşim dosyasında ilan, ilan tutanağı, Meclis Üyelerine meclis davetiyesi, Büyükşehir Belediye Başkanlığı’na ve Kaymakamlık Makamı’na meclis tarihlerini
bildiren yazı olmak üzere diğer toplantı dosyalarında da mevcut olan meclis üyeleri yoklama cetveli, meclis gündemi, o meclise ait zabıtlar varsa önergeler kısaca gündemi oluşturan tüm evrak, karar ve dokümanlar her toplantı için ayrı ayrı dosyalanmaktadır. Bu dosyalar tarih sırasına göre klasörlenmekte olup, ayrıca yıl sonunda meclis kararları önergeler ve zabıtlar ayrı ayrı ciltlenerek tarih sırasına göre arşivde muhafaza edilmektedir.
· 4.14 Encümen Toplantı Günleri ve Gündemin Hazırlanması:
Çeşitli Müdürlüklerden zimmetle gelen evraklar geldiği günün tarihine, Belediye Başkanı havalesinin olup olmadığına bakılarak, dosya numarasına dikkat edilerek kalem personeli tarafından zimmet karşılığı alınır. Yazı İşleri Müdürü tarafından kontrol edilen dosyalardan eksikleri olanlar ayrılarak, eksikliklerin giderilmesi için zimmetle Müdürlüklerine iade edilir. Kontrolleri tamam olan evraklar Encümen gündemine alınır.
Encümen toplantısı Her hafta Salı günleri gerçekleşir. Gündem birden başlayarak sıra numarası alır. Kalem personeli tarafından Encümen gündemi hazırlandıktan sonra Belediye Başkanı tarafından imzalanır. Toplantıdan yarım saat önce çoğaltılarak Başkan, Başkan Yardımcılarına, Encümen Üyelerine, Encümene giren Müdürlere dağıtılır. İsteyen üyelere bir saat önceden gündem fax edilir. Encümen toplantılarına Encümen Başkanı ile birlikte 2 encümen üyesi ve 2 müdür katılır.
Encümen toplantısında gündemdeki bir madde için inceleme kararı da verilebilir. İnceleme yapılarak tutulan rapor gereğince konu daha sonra tekrar görüşülür. Gündem maddeleri sonuçlandıktan sonra, her bir gündem maddesine bir karar numarası verilir. Bu numara karar
defterine kayıtta olduğu gibi yılbaşında 1 no’yu alır ve yıl sonuna kadar müteselsilen devam eder. Kalem personeli karar numarasını ve karar tarihini yazarak kararı 4 nüsha halinde hazırlar. Encümen kararı önerilen teklif ve hangi Müdürlükten geldiği belirtilerek yazılır.
Teklifin içeriği yazılır. Encümen Kararları 1 asıl 3 suretten oluşur. Karar yazıldıktan sonra o günkü toplantıya katılan Encümen Başkanı ve Encümen Üyelerinin isimleri açılır. Kalem personeli kararlarını yazdıktan sonra bütün kararlar Yazı İşleri Müdüründe toplanır. Yazı İşleri
Müdürü, yazılan Encümen Kararlarını kontrol ederek düzeltmeleri yapar. Müdürün yapmış olduğu kontrollerde imzası alındıktan sonra diğer encümen üyelerinin imzasına sunulur. Aslı imzalanan kararın diğer üç sureti Yazı İşleri Müdürü tarafından “ Aslı Gibidir” yapılır. Kalem personeli Encümen Kararlarındaki 3 surette bulunan “Aslı gibidir” yazılan yere mühür vurulur. Mühür ve kaşe işlemleri tamamlandıktan sonra 1 asıl kararın arkasına Müdürlüklerden gelen teklif yazısı ve diğer ekler eklenir, kitapçık haline getirilmek üzere dosyasına kaldırılır. Kalan 3 suret ise Müdürlükten gelen teklif evrakının veya dosyanın üzerine eklenir. Ayırım işlemi bittikten sonra zimmete karar numarasını, gideceği Müdürlüğü ve o günkü tarihi yazılır. Kalem Personeli zimmet ve kararları alarak hangi Müdürlüğe gidecekse imza karşılığı dağıtımını sağlar. Asıl kararlar imzalatıldıktan sonra karar numara sırasına göre dosyaya takılarak arşivlenir.
· 4.15 Hakkı Huzurların Hazırlanması:
Encümen Üyeleri ve Encümene katılan Müdürler için 5393 sayılı Yasanın 36. Maddesi gereğice encümen üyelerine (seçilmişlere ve atanmışlara) huzur hakkı ödenir. Her ayın 1’inde bir önceki aya ait huzur hakkı yazısı İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne bildirilir.
· 4.16 Arşiv Odası Çalışma Esasları:
1 yıl içerisinde alınan kararların asıl ve suretlerinin, muhtelif yazışmaların saklandığı yerdir. Dolaplar yıl yıl ayrılır. 1 yıl içerisinde yazılan Encümen Kararları 1’den başlayarak sıra takibi kontrol edilir. Eksik evrak olup olmadığı kontrolünden sonra ciltlenerek arşivde muhafaza edilir. Aranan herhangi bir Encümen Kararı yıl ve karar numarasına göre cilde bakılarak bulunur.
· 4.17 Nikah İşlemleri:
Nikah için müracaat etmek isteyen çiftlerden; 6’ şar adet Fotoğraf, Kimlik ve Kimlik fotokopisi ile Nüfus Müdürlüğünden alınacak Evlenme Ehliyeti belgesi ile yetkili sağlık Kuruluşundan alınacak olan Sağlık Raporunu tamamlayarak getirmeleriistenir ve o sırada soruları varsa cevaplandırılır.
Evlenecek çiftlerin durumlarına göre (yaşı küçük olanlar, boşanmış ya da eşi ölmüş olanlar ve yabancı uyruklu olanlar) getirecekleri evraklar farklılık gösterir. Evrakları tamamlayan çiftlerin her ikisi de gelerek evraklarını teslim ederler. Bu sırada çiftlerden iki nüsha olarak düzenlenen Evlenme Beyannamelerini doldurmaları istenir ve imzalatılır.Tüm nikah evrakları evlenme dosyasında muhafaza edilir. Yapılacak nikah işleminin, müracaat kayıt defterine kaydı yapılır. Defterdeki sıra numarasına göre dosyaya da aynı numara verilir. Dosya numarası alan evraklar ile çiftler nikah günü almak üzere evlendirme memurluğuna giderler. Çiftlerin isteği doğrultusunda memurlukça da uygunsa nikah günü tespiti yapılır. Tespit edilen günde iki şahit huzurunda nikah işlemi yapılır. Nikah işleminden sonra 58 TL. bedel karşılığında nikah cüzdanı evlenen çiftlere teslim edilir.
· 4.18 Nikah İzin Belgesi Verilmesi:
Nikahını Belediye sınırları dışarısında faklı bir bölgede yapılmak istendiğinde; Nikah işlemleri için istenen evraklar 2”şer nüsha çoğaltılarak Memurluğumuza teslim edilir. Nikah Memurumuz tarafından Aslı Gibidir kaşesi basılan ve mühürlenip onaylanan evrakların 1 nüshası Nikah Memurluğumuzda, 1 nüshası da imza karşılığında müracaat sahibine zimmet ile teslim edilir. Ayrıca herhangi bir il ya da ilçede oturup da izin belgesi ile nikah memurluğumuza müracaat eden çiftlere memurluğumuz ve çiftlerin uygun gördükleri gün ve saat tespiti yapılarak nikah akti gerçekleştirilir.
Müracaatı alınan her çiftin bilgilerini gösteren Mernis Evlenme Bildirimi nikah akdinden sonraki 10 gün içerisinde Nüfus Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere Evlenme Memurumuz tarafından onaylanır ve zimmetle teslim edilir.
· 4.19 Belediyemizin iletişiminin sağlanması:
Belediye dışından gelen telefonlarda görüşme isteği konusu öğrenilerek Belediye ile ilgili olup olmadığına bakılır ve Belediye ile ilgili ise ilgili birime bağlanır, konu Belediye ile ilgili değilse ilgili kuruma yönlendirilir. Belediye içinden telefon isteği gelmesi üzerine istenen telefon numarasının bağlanması, Gelen faksları ilgili birimlere iletmek, çekilecek olan faksları zamanında çekmek ve teyidini alma işlemleri Belediyemiz Santral Personeli tarafından yapılmaktadır.
· 4.20 Çay servisinin yapılması:
Belediyemiz Başkanlık Makamına, Başkan Yardımcılarına ve Belediyemiz birimlerine ücretsiz olarak sabah saat 09:00 ve öğleden sonra 14:00’ de olmak üzere çay servisinin yapılması, çay ocağının temizliğinin yapılması işlemleri çay ocağı personeli tarafından yapılmaktadır. Ayrıca çay ocağı personeli gün içinde Başkanlığın ve personelin isteği üzerine çay servisi yapmaktadır.
İLGİLİ DÖKÜMANLAR
5393 sayılı Belediye Kanunu
3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Kanunu
4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanunu
5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu
5259 Sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu
2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu
4721 Sayılı Medeni Kanunu
3628 Sayılı Mal bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu
Resmi Mühür Yönetmeliği
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
