Müdür
Hamit Balcı
Telefon : 444 54 50 - 1001/1002/1003
E-Mail : [email protected]
Amaç
Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.
Bu prosedür Serdivan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünde Başkanlık Makamı ile ilgili yapılan tüm yazışma ve diğer işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.
Sorumluluklar
Bu prosedür Özel Kalem Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.
Prosedür Ayrıntısı
3.1.Evrak Kayıt ve Dosyalama İşlemleri
Özel Kalem Müdürlüğüne gelen evraklar Özel Kalem Sekreteri tarafından Özel Kalem Müdürlüğü’ne ait kayıt defterine işlenerek, cevap gerektirenler cevaplandıktan sonra evrak zimmet defterine işlenerek ilgili birime zimmetle gönderilir. Cevap gerektirmeyenler dosyalanarak saklanır.
3.2.Görüşme ve Randevu Taleplerinin Alınması
Başkanlığa doğrudan veya dolaylı olarak müracaat eden kişi veya kurumların randevu talepleri Özel Kalem Sekreteri tarafından liste halinde alınarak başkana sunulur, olumlu cevap verilen randevular ilgilisine bildirilerek görüşmeleri gerçekleştirilir.
Ayrıca telefonla ya da yüz yüze görüşmek isteyen vatandaşlarımızın aynı anda Belediye Başkanıyla görüşmeleri sağlanır.
3.3.Programın Hazırlanması
Başkanlık makamına gelen davetiye ve davet yazıları Özel Kalem Sekreteri tarafından kayda alınarak Başkana sunulur. Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık periyotlar halinde çalışma saatleri, toplantı ve dinlenme zamanlarının planlanması yapılır.
3.3.1. Yurtdışı Programının Hazırlanması
Başkanlık makamına gelen yurtdışı davet talepleri Belediye Başkanına bildirildikten sonra olumlu görülen davetlere katılmak için önce Başkanlık oluru alınarak geziye kimlerin
katılacağı başkanlık tarafından belirlenir. Daha sonra Özel Kalem Müdürlüğü adına Özel Kalem Sekreteri tarafından encümen kararı alınması için Yazı İşleri Müdürlüğüne yazı yazılır. Karar alındıktan sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne yurtdışı avans ücreti ve uçak bileti ile ilgili yazılar yazılır. Mali Hizmetler Müdürlüğünce yolluklar ödenerek gezi gerçekleşir. Gezi dönüşü Mali Hizmetler Müdürlüğünce avans hesabı kapatılarak Kaymakamlık Makamına gezi ile ilgili Özel Kalem Müdürlüğünce rapor gönderilir.
3.4.Belediyenin organizasyonlarının düzenlenmesi
Belediyenin düzenlediği açılış, kokteyl, yamaç paraşütü festivali, uçurtma şenliği, ramazan etkinlikleri v.b.etkinlikler için Başkanlık oluru alındıktan sonra Özel Kalem Müdürü tarafından koordine edilerek etkinliklerde herhangi bir aksama meydana gelmemesi için gerekli tüm tedbirler alınır ve ortam protokole uygun hale getirilir.
3.4.1. Açılışlara çelenk, çiçek, kutlama ilanı ve tebrik gönderilmesi
Belediyemize davetiye bırakılarak bildirilen açılışlara Belediye Başkanlığı adına çelenk, çiçek Belediyemizin anlaşmalı olduğu çiçekçiye Özel Kalem Sekreteritarafından sipariş verilerek gönderilir.
3.5. Bütçenin Hazırlanması
· Bütçe ile ilgili genelge Özel Kalem Sekreteri tarafından Özel Kalem Evrak Kayıt Defterine kayıt edilerek, Müdür’ün bilgisine sunulur.
· Özel Kalem Sekreteri bütçeyi hazırlamak için gerekli görüşmeleri yapar ve topladığı veri, belge, bilgi ve öneriler doğrultusunda birimin yıllık tahmini bütçesini bilgisayar ortamında yazar, müdüre sunar.
· Müdürün onayından sonra giden evrak defterine kayıt yapılır ve zimmet karşılığı Mali Hizmetler Birim Müdürlüğü’ne teslim edilir.
· Bütçenin kalan nüshaları birimin bütçe dosyasında muhafaza edilir.
· Daha sonra Belediye Meclisine Mali Hizmetler Birimi tarafından sunulan ve onaylanan bütçe Müdürlüklere bilgi olarak sunulur.(Birim Müdürlüğü’ne kitapçık olarak tüm Belediye bütçesi gönderilir).
3.6. Harcama Yapılması
· Bütçeyle ödenek tahsis edilen bir birim olarak müdürlüğün en üst yöneticisi olarak Harcama Yetkilisi olan Müdür, bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme belgesiyle kendisine ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapar.
· Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.
· Harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle başlayan harcama sürecinde; harcama yetkililerince belirlenen gerçekleştirme görevlisi tarafından gerekli belgeler düzenlenerek görevli kişi, kişiler veya komisyonlarca onaylanır. Gerçekleştirme Görevlisi ödeme emri belgesini düzenler, harcama yetkilisinin ödeme belgesini imzalamasının ardından, ödemeye ait evraklar üst yazı ile MaliHizmetler BirimMüdürlüğü’ne gönderilir. Gider hak sahibine Mali Hizmetler Birimi Müdürlüğü tarafından ödenir.
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI KENTBANK BİRİMİ:
3.7. Resmi imar durumu başvurularının alınması
- Dilekçe
- Tapu fotokopisi
- Lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi
- Mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi
- Parsel bir şirkete ait ise şirket kaşesi dilekçede istenmektedir.
Resmi imar durumu kayda alınabilmesi için mal sahibinin imzası ya da şirket ise şirket kaşesiyle beraber dilekçeye imza attırılır. Tapu fotokopisi, lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi ve mal sahibine ait nüfus cüzdan fotokopisi istenir. Harç makbuzu ile beraber gelirler servisine harcı yatırıldıktan sonra emlak servisinden borcu yoktur kaşesi vurdurularak evrak işlemi tamamlanır ve sistem üzerinden Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kayda alınarak evrak İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne zimmet ile gönderilir.
3.8. İnşaat ruhsatı başvuru dosyalarının ilk incelemesinin yapılması
- Dilekçe
- Tapu fotokopisi
- Lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi
- Yapı aplikasyon tutanağı
- Yeni tarihli alınmış resmi imar durumu
- Yapılacak olan bina tuslu ise Sakarya Valiliği Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden alınmış olan yazı
- Projelerin kontrolu, (Sedaş ve Telekom projelerinde kurumların onayı olmak zorunda)
- Zemin etüt raporları
- Statik raporların kontrolü yapılır.
İnşaat ruhsatı kayıt işlemi yaparken ilk önce ince dosyası incelenir. İnce dosyada mal sahibinin imzası ya da şirket ise şirket kaşesiyle beraber imza kontrol edilir. Tapu fotokopisi, lisanslı harita mühendislerinden alınan aplikasyon krokisi, yapı aplikasyon tutanağı(yapılacak olan bina aplikasyon krokisine işlettirilir), mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi, yeni tarihli alınmış imar durumu, yapılacak olan bina tuslu ise Sakarya Valiliği Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden alınmış olan yazı. Bu evraklar Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kontrol edildikten sonra ince dosyası tamamlanmıştır. Kalın dosyasında projeler incelenir. Mimari, statik, makina, elektrik, telekom projelerinden 4’ er takım olmasına dikkat edilir. Sedaş ve Telekom projelerinde kesinlikle kurumlarının onayları olmak zorundadır. Zemin etüt raporları ve statik raporlarda kontrol edildikten sonra kayıt işlemi için sistemden giriş yapılır. Kayıt işlemi tamamlanan evrak Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Zimmetlenerek giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.
Not:Eğer mal sahibi müteahhitliğini üstlenmiyorsa istenilen evraklar.(Müteahhit sözleşmesi, noterden taahhütname, ticaret odası kaydı, vergi levhası, sosyal güvenlik no, kimlik fotokopisi; şantiye şefi sözleşmesi, oda kayıt belgesi, diploma, SSK veya Bağ-Kur evrakı, T.C. no, ikametgah) kesinlikle kontrol edilmektedir.
3.9. Hakediş işlemi için gelen dosyaların incelemesi
Yapı denetimler tarafından ince dosya getirilir. Hangi yapı denetim ise şirket kaşesi olmak zorundadır. Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından Evrak kayıt işlemi yapılarak İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Zimmetlenerek giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.
3.10. İskan (yapı kullanma izin belgesi) alınabilmesi için hazırlanan dosyanın incelenmesi
- Dilekçe.
- Tapu fotokopisi.
- İnşaat ruhsatı fotokopisi(inşaat ruhsatı 5 yılı geçmemiş olması gerekiyor).
-Yapılacak olan bina tuslu ise teknik değerlendirme raporu mühendislere imzalattırılıp evrakların hepsi kayıt işlemi için sisteme girilip ilgili birime gönderilir.
- Yapılacak olan bina yapı denetimli ise hakedişlerinin yapı denetimler tarafından %100 lük kısmının tamamlanmış olması gerekiyor.
İskan (yapı kullanma izin belgesi) kayıt işlemi yaparken ilk önce evraklar Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından incelenir. İstenilen evraklar mal sahibinin imzası ya da şirket ise şirket kaşesiyle beraber dilekçe kontrol edilir. Tapu fotokopisi, mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi, inşaat ruhsatı fotokopisi(inşaat ruhsatı 5 yılı geçmemiş olması gerekiyor), yapılacak olan bina Tuslu ise teknik değerlendirme raporu mühendisler tarafından imzalattırılır. Eğer bina yapı denetimli ise hakediş ile ilgilenen personelimizden hakedişlerinin bitip bitmediği öğrenilir. %100’lük kısmı tamamlandıysa evrak kayda alınır. Hakedişi bitmedi ise vatandaş yapı denetimine gönderilir ve hakedişlerin tamamlanması istenir. Evraklar tamamlandıktan sonra sistem üzerinden Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kayıt işlemi yapılır ve evrak zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.
3.11. Encümen için gerekli evrakların kontrolünün yapılması (yol terki, ifraz, tevhid, ihdas)
- Dilekçe
- Tapu fotokopisi
- Yer mal sahibine ait ise nüfus cüzdan fotokopisi
- Lisanslı harita mühendisi tarafından geldi ise şirket kaşesi
- Durum haritası
-Röleve ölçü krokisi
-Tescil bildirimi
Encümen için gelen evrakların kontrolü yapıldıktan sonra ifraz, tevhid, alt yapı, yol terki işlemi için İmar ve Şehircilik Müdürlüğü tarafından harcı hesaplanarak gelirler servisine harcı yatırılır ve emlak servisinden borcu yoktur kaşesi vurdurularak evrak sistem üzerinden Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından kayıt işlemi yapılır ve evrak zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. Giden evrak imar kalemi tarafından kayda alınır, imar müdürü tarafından ilgili personeline havale olur.
3.12. Su aboneliği için Saski’ye gönderilen “uygundur” yazısı hazırlanması
- Matbu dilekçeye mal sahibinin imzası alınarak Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından sistemden giriş yapılır. Evrak zimmetlenerek İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne gönderilir. İlgili personel tarafından onaylandıktan sonra imar kalemi tarafından çıkış yapılır ve vatandaşa evrak tebliğ edilir.
3.13. Belediye hissenin kayda alınması işlemleri
- Dilekçe(mal sahibin imzası olmak zorunda, hisseli ise diğer hissedarlarında imzası olmak zorundadır)
- Tapu fotokopisi
- Mal sahibinin nüfus cüzdan fotokopisi
Evrakların hepsi Kent Bank Teknik İşler Personeli tarafından hazırlanıp encümene girer. Encümen fiyat belirler ve Cuma günü kararlar çıkar. Vatandaşa telefon ile bilgi verilir. Encümenden çıkan karardan sonra vatandaş çıkan fiyatı öder ve tapuya yazı yazılır. Tekrar vatandaşa yeni tapu verilir.
Not: Bütün bu işlemler yapılmadan önce kesinlikle sicil bilgileri kontrol edildikten sonra evrak kayda alınır.
İlgili Dökümanlar
1.Özel Kalem Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği
2.5393 Sayılı Belediye Kanunu
3.657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
