Etüd Proje Müdürlüğü

Müdürlüğümüz  Serdivan’in Kentsel Gelişim seviyesini ve Serdivan Halkının yaşam kalitesini arttırmak için ihtiyaç duyulan mekanlar, yapılar, tesisler ve şehre değer katan çalışmaları projelendirip tasarlayarak hayata geçmesi ile ilgili çalışmaları yürütmektedir.

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Serdivan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü’nün faaliyetlerini sorumluları ile birlikte tanımlamaktır.

Bu prosedür Serdivan Belediyesi’nde yapılan işlemlerinin yapılması faaliyetlerini kapsar.

SORUMLULAR

Bu prosedür Etüt Proje Müdürü tarafından hazırlanır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ne uygunluk açısından Kalite Yönetim Sistemi Koordinatörü tarafından doğrulanır ve Belediye Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Bu prosedürün yürütülmesinden müdürlükte görevli olan personel sorumludur. Prosedürün kullanıcıları da müdürlükte görev yapan personeldir.

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1 Gelen Evrak Kayıt İşlemleri:

Valilik, Kaymakamlık Makamı, Savcılık, Müdürlükler ve vatandaşlardan gelen yazılar ve dilekçeler başkanlık binasında mevcut bulunan Kent Bank’ta belediyemizde kullanılan Sampaş Programı Oracle Menüsü üzerinden kayda alınır. Müdürlüğümüze ait evraklar evrak kayıt memuru tarafında zimmet karşılığında teslim alınır ve gelen evrak kaşelenip sayı verilerek, Programdaki Gelen evrak menüsüne kayıt edilir. Havalesi için Müdüre sunulur. Müdürün bilgisi dahilinde dilekçedeki talepler doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılır. Çalışmaların sonucu, makamlara, Müdürlüklere ve dilekçe ilgililerine bilgi verilir.

4.2 Giden Evraka Yapılacak İşlemler:

Etüt Proje Müdürlüğünce cevaplandırılan yazılar belediyede kullanılan sampaş programı oracle menüsü üzerinden hazırlanılarak kaydı yapılır ve yazıya numara verilir. Eğer yazı kurum dışına çıkacaksa yazı işlerinden de bir çıkış numarası alınır. Elden teslim gerektiren yazılarda ise yazılar birimin zimmet defteriyle teslim edilir.

4.3 Proje İşlemleri

4.3.1 Hazırlanan projelerin metrajını düzenlemek

Autocad veya google sketchup programları yardımıyla hazırlanan ön proje veya uygulama projelerinin Autocad veya Google Sketchup programları yardımıylametrajının hesaplanması ve elde edilen verilen Amp Programı veya Excel e girdi olarak hesaplanması işidir.

4.3.2 Bina, Sosyal Tesis Mimari, Park, Rekreasyon Alanı ve Yol Projelerini Avan Proje Olarak Hazırlamak

İçinde bulunulan yıl için Etüt Proje Müdürü tarafından düzenlenen hedeflere göre projeler için gerekli çalışmalar yapılmaya başlanır. Projenin içeriğine göre belirlenen sürelerde Müdürlüğümüz bünyesinde çalışan mimar tarafındanAutocad veya google sketchup programları kullanılarak projenin ön tasarım işi yapılmaktadır. Tamamlanan Ön tasarım Projesi önce müdür tarafından değerlendirilerek başkanlığa bir sunum yapılarak tanıtılır.

4.3.3 Yapılan projelere ilişkin mahal listesini hazırlamak, fizibilite raporu hazırlamak

Autocad ve Google Sketchup programlarında projenin ön tasarımı tamamlandıktan sonra projenin uygulanmasında kullanılacak malzemelere karar verilmektedir  Kullanılacak malzemelere karar verebilmek için autocad   ve  google sketchup programları kullanılarak malzemenin estetik olarak uygunluğu 3 boyutlu görseller yardımıyla proje incelenir. Hazırlanan taslaklar değerlendirilerek malzemelere karar verilir.

Belirlenen malzemenin autocad , amp ve Excel dosyasına işlenir

4.3.4 Proje dosyaları için bilgisayar ortamında ve arazi ortamında halihazır bilgilerinin çalışmasının yapılması

Netcad Programı vasıtası ile proje dosyaları için bilgisayar ortamında halihazır bilgilerin çalışması yapılır. Ayrıca projeye konu olan alan yerinde incelenmek suretiyle arazi çalışması da gerçekleştirilir.

4.4 Hibe Krediler İçin Proje Hazırlanması

 4.4.1 Ulusal ve Uluslar arası Hibe Fon ve Kredilerden Yararlanılması İçin Proje Hazırlanması

Müdürlüğümüz Çevre Koruma Araştırma Geliştirme Çalışmaları ve Avrupa Birliği Kalkınma Ajansı Proje Sorumlusu tarafından AB Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatına bağlı Bölgesel Ajans İnternet sitesi ( Bu bölgede ki Doğu Marmara Kalkınma Ajansı) günlük olarak incelenerek açılan çağrılar ve içerikleri incelenir.

Mahalli İdareleri kapsayan çağrılar bir rapor halinde başkanlığa sunulur. Raporun içeriğinde Hibenin konusu, son başvuru zamanı ve hibe tutarını içeren özet bilgiler yer alır.

Başkanlık tarafından proje ile başvurulmak istenen hibe için hazırlıklarına başlanır. Genellikle AB projelerinin ve Ajans projelerinin her yerde ortak olarak kullanılan belli bir proje mantığı vardır. Proje için bir projenin genel bir özeti niteliği taşıyan mantıksal çerçeve matrisi hazırlanılarak proje çalışmalarına başlanır ve uygun formata göre proje geliştirilir.

Bunlarla beraber yılın belli dönemlerinde Bazı büyükelçilikler bazen kendilerinin belirlediği sınırlı konularda, bazen de genel çerçevede çağrıya çıkarlar. Bu çağrılarında uygunluk kontrolleri yapılarak aynı işlemler uygulanır.

4.4.2 Kent Paydaşları, Kardeş şehirler, diğer şehirler ya da kurumlarla ortak projeler geliştirmek ve gerçekleştirmek

Kent Paydaşları aynı coğrafyada yaşayan o yöre halkı için faydalı çalışmalar içerisinde bulunan Sivil Toplum Kuruluşları, Dernekler, Vakıflar ve Öğrenci Topluluklarıdır.

Avrupa Birliği Projeleri ya da diğer kurumlar tarafından açıklanan çağrılar için hazırlanılacak projenin uygun başvuru sahiplerine göre şehirdeki diğer resmi kurumlar, Sivil Toplum Kuruluşları, Dernekler, Vakıflar ve Öğrenci Toplulukları ile birlikte proje hazırlanabilir yahut tüm bu kurumların hazırladıkları projelere ortak olarak katılım gösterilebilir.

Bu ortaklıklar projeye aynı derecede emek verilmek suretiyle bütçesinden ortaklaşa pay almak olabileceği gibi ayni katkılar şeklinde de gerçekleşir

Resmi kurumlar ile kurulacak olan ortaklık için önce başkanlık tarafından imzalı bir üst yazı ile kurumdan talepte bulunulur. Kurumdan gelecek ortaklığın kabul edildiğine dair bir üst yazı ile görüşmeler başlatılır. Gerekli ise karşılıklı ilişkileri koruyacak şekilde bir protokol her iki tarafın avukatları tarafından hazırlanır ve başkanları yada müdürleri tarafından karşılıklın olarak imzalanır. Taraflar arasında düzenlenen toplantılarla işbirliği içerisinde proje yürütülür.

Birde dünyanın herhangi bir yerinde projesi için ortak arayan belediye ya da diğer resmi kurumlarla ortak projeler yürütülür. Ortaklık arayışı için dünyaca kullanılan ortaklık arama siteleri takip edilir. Şartları uygun olan projeler tespit edilirse bu ortaklık için başkanlığa ortaklık yapabilmek için proje içeriğinin anlatıldığı bir rapor sunulur ve onay beklenir. Onay alındığında karşı tarafla mail yoluyla irtibata geçilir ve ilişkiler kurulur.

Kentin kalkınması daha iyi uygulamaların yapılabilmesi adına bir şehirdeki kurumların ortaklaşa çalışması şehir için gerekli bir çalışmadır.

 4.4.3 Serdivan İlçesinin Çevre ve Temizlik açısından daha iyi ve yenilikçi teknolojileri kullanarak hizmet verebilmesi için araştırma çalışmaları yapmak, örnek projeleri takip etmek ve öneriler hazırlamak

Modern belediyeciliğin göstergesi olan temiz şehircilik ilkesinden yola çıkarak çevre

temizliğinde; toplum sağlığını, güvenliğini önemseyen çevresel maliyetleri azaltan ve

sürdürülebilir bir çevre temizliği sağlayan yeni teknolojilerin kullanılması amacıyla araştırmalar yapılmaktadır.

Araştırılan yeni teknolojileri yakından görüp doğru kararlar verebilmek için çevre

teknolojileri üreten firmalara ve çeşitli uygulamalar yapmış belediyelere geziler

düzenlenerek sistemleri hakkında bilgi sahibi olunur.

Çevre Koruma Araştırma Geliştirme Çalışmaları ve Avrupa Birliği Kalkınma Ajansı Proje Sorumlusu tarafından araştırılan sistemlerden uygun olduğu düşünülen sistemler için sistemi tanıtan bir rapor hazırlanılarak başkanlığa sunulur. Gerekli görülürse sistemi uygulayan kurum yada belediyelere teknik gezi yapılarak sistem yakından incelenir.

Teknik gezi sonrasında çekilen fotoğrafların ve görüşlerin bildirildiği bir rapor başkanlığa sunulur. Başkanlık onay verirse sistem için çalışmalara başlanır.

4.5 Bütçenin Hazırlanması

·         Bütçe ile ilgili genelge, Müdür’ün bilgisine sunulur.

·         Çevre Koruma Araştırma Geliştirme ve AB, Kalkınma Ajansı Proje Sorumlusu bütçeyi hazırlamak için gerekli görüşmeleri yapar ve topladığı veri, belge, bilgi ve öneriler doğrultusunda birimin yıllık tahmini bütçesini bilgisayar ortamında yazar, müdüre sunar.

·         Müdürün onayından sonra giden evrak defterine kayıt yapılır ve zimmet karşılığı Mali Hizmetler Birim Müdürlüğü’ne teslim edilir.

·         Bütçenin kalan nüshaları birimin bütçe dosyasında muhafaza edilir.

·         Daha sonra Belediye Meclisine Mali Hizmetler Birimi tarafından sunulan ve onaylanan bütçe Müdürlüklere bilgi olarak sunulur.(Birim Müdürlüğü’ne kitapçık olarak tüm Belediye bütçesi gönderilir).

İLGİLİ DÖKÜMANLAR

1.      5393 sayılı Belediye Kanunu

2.      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

3.      3194 sayılı İmar Kanunu

4.      Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği

5.   Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

6.   Etüt Proje Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliğ