Görevin Kısa Tanımı
Serdivan Belediyesi’nin meclis, encümen karar ve tutanakları, genel yazı işleri ve destek hizmetlerinin yürütülmesi,
Bağlı olduğu üst birim: Başkanlık Makamı
Kendisine bağlı olan alt birim(ler):
- Yazı İşleri Bürosu
- Destek Hizmetleri Birimi
Görev Tanımı
- Başkanlık emirlerinin yazılması ve belediye birimlerine dağıtılması,
- Belediye Encümen ve Meclisi’nin gündem, tutanak ve kararlarının yazılması ile diğer işlemlerinin yapılması,
- Gelen ve giden evrak işlemlerinin yürütülmesi,
- Belediyenin insan kaynakları politikasının belirlenmesine yardımcı olunması,
- Personelin performans ölçüm kriterlerinin belirlenmesi çalışmalarının yapılması,
- İnsan kaynakları ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi,
- Çalışanların mesleki ve kişisel gelişimleri ile ilgili hizmet içi eğitim düzenlenmesi,
- Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu destek hizmetlerinin sağlanması,
- Belediyenin ısıtma, soğutma, elektrik, su gibi hizmetlerinin devamının sağlanması,
- Mevzuatın ve başkanlık makamının verdiği benzer nitelikteki diğer görevlerin yapılması.
Yazı İşleri Bürosu
- Başkanlık emirlerinin yönetmelik, yönerge, genelge, tebliğ ve yazı şeklinde basımının yapılarak ilgili birimlere ve kurumlara dağıtımının yapılması,
- Resmi Gazete'de yayımlanan, Belediyeyi ilgilendiren mevzuatın takip edilerek gerekli görülenlerin çoğaltılması ve dağıtımı,
- Başkanlığa gelen tüm resmi evrakın, vatandaşın istek ve şikayetleri ile ilgili dilekçelerin kabul edilmesi, genel evrak numarası verilmesi ve ilgililere zimmetle teslimi,
- Kayda alınan dilekçe ve resmi evrak hakkında gerektiğinde başvuruyu yapana bilgi verilmesi,
- Dilekçe ve resmi evrakın havale edilen birim tarafından yasal süresi içinde cevaplandırılıp cevaplandırılmadığının kontrolünün yapılması,
- Belediye birimlerinden Belediye dışına giden tüm yazı, tebligat ve diğer evrakın zimmetle teslim alınması, kaydının yapılması ve gönderilmesi/zimmetle verilmesi/yerlerine teslim edilmesi,
- Meclisinin toplanmasıyla ilgili ilanların süresi içinde ilgililere ulaştırılması,
- Belediye birimlerinden gelen tekliflerin Meclise sunulması,
- Meclisten komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,
- Belediye Meclisi’nde sözlü olarak geçen müzakerelerin ses kayıt cihazlarıyla kaydının yapılması ve ses kayıtlarının arşivinin tutulması,
- Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis katiplerine, Meclis Başkanına imzalattırılması,
- Meclis kararlarının çıkış işlemlerini yaparak en kısa zamanda ilgili birimlere takdim edilmesi,
- Meclis olağanüstü toplantılarının ve meclis kararlarının ilgili makamlara bildirilmesi,
- Valilik onayı gerektiren kararların onayının takibi,
- Meclis üyeleri tarafından Başkanlık Makamına havale edilen yazılı veya sözlü önergelerin en kısa zamanda ilgililerine ulaştırılması,
- Meclis Karar Defteri’nin tanzimi, düzenlenmesi ve kayıt yapılması,
- Meclis üyelerinin hakkı huzurlarının tanzimi,
- Meclis üyelerinin her türlü özlük haklarının takibi,
- Meclis toplantı salonunun temizlik, sağlık, tertip, düzen ve her türlü çalışma biçimine uygun tutulması,
- Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine dağıtılması,
- Encümen gündeminin gündem sırasına göre Encümen Karar Defteri’ne kaydedilmesi,
- Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defteri’ne kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,
- Kurum arşivinin kurulması ve yönetimi,
- Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturulması ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerinin yürütülmesi,
- Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemelerin mevzuata göre tasnif edilmesi,
- Amirlerin verdiği benzer nitelikteki diğer görevlerin yapılması.
Destek Hizmetleri Birimi
- Belediye hizmet binası, tesis ve eklentilerinin temizlik ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
- Belediye hizmet araçlarının ve sürücülerinin koordinasyonu,
- Belediye birimlerindeki haberleşme sisteminin çalıştırılması,
- Belde dahilinde ilan ve diğer duyuruların yapılması,
- Yangın söndürme, alarm, soğutma, ısıtma, santral ve diğer elektrik donanımının bakım ve onarımının yapılması,
- Belediyenin tüm bilgi işlem faaliyetlerinin planlanması ve yönlendirilmesi,
- Belediye birimlerinin bilgisayar ortamında faaliyetlerini yürütebilmeleri için gerekli çalışmaların yapılması,
- Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programların kurulması ve çalıştırılması,
- Bilişim teknolojilerindeki gelişme doğrultusunda bilgi işlem sisteminin geliştirilmesi,
- Bilgisayar cihazlarının, bunların destek ünitelerinin ve ağların bakım ve onarımının yapılması ve bunların çalışır durumda tutulması,
- Bilgisayarlardaki mevcut bilgilerin ve verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemlerin alınması,
- Amirlerinin verdiği benzer nitelikteki diğer işlerin yerine getirilmesi.
Yazı İşleri Müdürlüğü'ne Bağlı Personel
Ahmet Çiftçi Müdür
Serpil Gündüz Şef
Elmeray Yıldız
email: yaziisleri@serdivan.bel.tr
Tel: 0264 211 10 50
Dahili: 118
