Serdivan Tarihi

Mali Hizmetler Müdürlüğü

MÜDÜR

Osman Çevik

Telefon : 444 54 50 - 1554/1554/1553

E-Mail : malihizmetler@serdivan.bel.tr

 

AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedür, Mali Hizmetler Müdürlüğünde yapılan tüm mali işlemlerin sistemli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak amacı ile yazılmıştır.

Bu prosedür, Mali Hizmetler Müdürlüğünce yapılan tüm iş ve işlemlerin uygulama şeklini kapsar.

 

TANIMLAR VE KISALTMALAR

 

 

2.1.Müdür: Mali Hizmetler Müdürü

 

2.2.Müdürlük: Mali Hizmetler Müdürlüğü

 

2.3.Bütçe: Mali Yıl içindeki gelir ve gider tahminlerini gösteren, gelirlerin toplanmasına ve harcamaların yapılmasına izin veren meclis kararıdır.

Genel bütçe, Devlet tüzel kişiliğine dahil olan ve 5018 sayılı Kanuna ekli (I) sayılı cetvelde yer alan kamu idarelerinin bütçesidir.

 

2.4.Kesin Hesap: Mali Hizmetler birimi tarafından mali yılın bitiminden itibaren hazırlan önceki yıl mali bilgilerin kesinleştirilmesi işlemidir.

 

2.5.Başkanlık Onayı:İstenilen işin yapılabilmesi için idare amirinin onay vermesidir.

 

2.6.Muhasebe Hizmeti: Gelir ve alacakların tahsili giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yerine getirmek.

 

2.7.Ödeme Emri Belgesi: Kurum tarafından yapılan her türlü mal ve hizmet alım giderlerini ödeyebilmek için, Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre düzenlenen evrakların toplamının oluşturduğu belgeye denir.

 

2.8.Emanet Reddiyat: Mali Yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililere ödenemeyen tutarların daha sonra ödenmek üzere emanete alınması işlemidir.

 

2.9.Tebligat: Tebligat “ hukuksal bir işlemin ilgili kimsenin bilgisine sunulması için yetkili makamın yasaya ve usule uygun bir biçimde yazı ile veya ilan yoluyla yaptığı belgeleme işlemi” şeklinde tanımlanabilir. Tebligat mazbatası, tebliğin ne zaman, nerede ve kime yapıldığını ispatlayan belgedir.

 

2.10.Tahakkuk: Ödemenin kesinleşmesi manasına gelen bu kelime, genelde kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanır. Genel yanılgının aksine tahakkuk – bir vergi terimi olarak düşünüldüğünde- verginin kesinleşmesi değil tarh ve tebliğ aşamalarının geçilerek verginin ödenmesi gereken durumuna denir.

 

2.11.Tahsilat: Alacakların toplanması veya süresi içinde ödenmeyenlerin yasal yollarla alınmasına denir.

 

2.12.Ayniyat: Kullanılmaya veya harcamaya elverişli, taşınması kolay eşya.

 

2.13.Demirbaş: Bir yerde kullanılan, bir yere kayıtlı olan, bir görevliden öbürüne teslim edilen dayanıklı eşya.

 

2.14.Ambar: Muhasebe birimine teslim edilen ve parayla ifade edilen değerli kağıtlar ile muhasebe birimince kullanılacak seri ve sıra numaralı alındı, teslimat müzekkeresi, çek ve benzeri basılı evrakın muhafaza edildiği yeri ifade eder.

 

2.15. Stratejik Plan: Kurumun orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımı içeren plandır. Beş yıllık dönemi kapsar.

 

2.16.Performans Programı : Bir kamu idaresinin program dönemine ilişkin performans hedef ve göstergelerini, hedeflere ulaşmak için yürütecekleri faaliyet projeleri, kaynak ihtiyacını, idareye ilişkin bilgileri içeren programdır. Stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturur.

 

2.17.Faaliyet Raporu:  Kamu idaresinin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ile birim faaliyet raporları esas alınarak hazırlanan idarenin genel ve mali durumunu açıklayan rapordur.

 

2.18.Harcama Yetkilisi:  Bütçe ile ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi

 

2.19.Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişi     

 

2.20.B: Mali yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde,nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgilerine ödenemeyen tutarların izlendiği kayıt.       

 

2.21. V.U.K. : 213 Sayılı Vergi Usul Kanununu,     

 

2.22.Belediye Kanunu: 5393 Sayılı  Kanunu,       

 

2.23.Belediye Gel. Kanunu: 2464 Sayılı Belediye Gelirleri Kanununu,      

 

2.24.Emlak Kanunu: 1319 Sayılı Emlak Vergisi Kanununu      

 

2.25. Ç.T.V.Kanunu: 2464 Sayılı Kanunun mükerrer 44.maddesi       

 

2.26.Tebligat Kanunu: 7201 Sayılı Tebligat Kanununu

 

2.27.Gayr-i Menkul: Bina, arsa ve arazi gibi taşınmaz mallar.

 

2.28.Mükellef: Vergi Kanunlarına göre kendisine vergi borcu terettüp eden gerçek veya tüzel kişi.

 

2.29.Tarh: Vergi alacağının Kanunlarında gösterilen matrah ve nispetler üzerinden hesaplanarak bu alacağı miktar itibari ile tespit eden idari muamele.

 

2.30.Tahakkuk: Tarh ve tebliğ edilen bir verginin ödenmesi gereken bir safhaya gelmesi.

 

2.31.Tebliğ: Vergilendirmeyi ilgilendiren ve hüküm ifade eden hususların yetkili makamlar tarafından mükellefe veya ceza sorumlusuna yazi ile bildirilmesi.

 

2.32.Terkin: Olağan üstü durumlarda vergi borcunun kısmen veya tamamen iptali

 

PROSEDÜR AYRINTISI

4.1.BÜTÇE MUHASEBE

 

4.1.1.BÜTÇE VE KESİN HESAP FAALİYETLERİ

 

4.1.1.1.BÜTÇE VE KESİN HESAP KALEMİ

 

Bütçe ve kesin hesap ile ilgili her türlü yazışmaları ve istatistikî bilgilere cevap verir Ayrıca bağlı olduğu müdürün verdiği görevleri yapar.

 

4.1.1.2.BÜTÇE VE KESİN HESAP İŞLEMLERİ

 

4.1.1.2.1.Bütçe İşlemleri

 

4.1.1.2.1.1. Bütçe Yapılması

 

Haziran ayı içerisinde gereken ön çalışma yapılarak haziran ayı sonunda müdürlüklere bütçe çağrısı yapılır. Müdürlükler bütçe çağrısına temmuz ayı sonuna kadar cevap verir. Daha sonra performans hedefleri ve birim bütçeleri doğrultusunda hazırlanan bütçe tasarısı Ağustos ayı sonunda encümene sunulur. Encümenden çıkan tasarı değişiklik yoksa olduğu gibi varsa gerekli değişiklik yapıldıktan sonra Ekim ayı toplantısında görüşülmek üzere Meclise sunulur. Meclis Plan Bütçe Komisyonuna havale eder ve komisyon incelemesini bitirip bir rapor düzenleyerek tekrar meclisi toplar. Mecliste oylanan bütçe onaylandıktan sonra kesinleşmiş olur ve ilgili makamlara gönderilir.

 

4.1.1.2.1.2. Bütçe Ödeneği Sorgulama

 

Müdürlükler tarafından sorulan (yazı ile veya şifahen) ödeneklerin önce kontrolü yapılır, ödenek durumu olumlu ya da olumsuz olarak yazıya dökülür, daha sonra imzaları (memur-şef-müdür ) tamamlanarak ilgili müdürlüğe gönderilir.

 

4.1.1.2.1.3. Aktarma İşlemleri

 

Bütçenin herhangi bir tertibinde bulunan ve o hesap döneminde kullanılmayacağı anlaşılan ödeneklerden alınarak, ödenek ihtiyacı olan diğer tertiplere veya yeni tertip açılarak yapılan eklemek suretiyle aktarma işlemi çalışması yapılır. Yapılan çalışma Excel ortamında çizelge ile düzenlenir. Yönetmelik hükümlerine göre üst yönetici, encümen veya meclise üst yazı ile sunulur. Sunulan üst yazıya yapılan çizelge eklenir. Onaylanan aktarma işlemi daha sonra bilgisayar ortamına girilerek muhasebeleştirilir.

 

 

 

4.1.1.2.2.Kesin Hesap Ve Yönetim Dönemi Hesabının Çıkarılması

 

4.1.1.2.2.1.Yönetim Dönemi Hesabı

 

Yönetim dönemi, bir mali yılın başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten sonra, mahsup dönemi (ocak ayı sonu) içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Düzenlenen yönetim dönemi hesabı defter ve raporları ile YÖNETMELİK uyarınca düzenlenen yılsonu sayım tutanakları, mahsup dönemi itibariyle görev başında bulunan muhasebe yetkilisi tarafından yönetim dönemi hesabı adı altında oluşturulan bir dosya içerisinde en geç mahsup dönemini izleyen bir ay (şubat ayı sonu) içerisinde Sayıştay Başkanlığına gönderilir.

 

4.1.1.2.2.2.Kesin Hesap

 

Mali hizmetler birimi tarafından mali yılın bitiminden itibaren hazırlanarak, üst yönetici tarafından Nisan ayı içinde encümene sunulur. Encümen kesin hesabı en geç nisan ayı sonuna kadar inceler ve görüşü ile birlikte meclisin Mayıs ayı toplantısında görüşülmek üzere üst yöneticiye sunar. Kesin hesabın görüşülmesi ve kesinleşmesinde, bütçeye ilişkin hükümler uygulanır. Kesin hesap meclisçe görüşülerek kabul edilir. Haziran ayı sonuna kadar Sayıştay Başkanlığına gönderilir.

 

4.1.2. MUHASEBE İŞLEMLERİ

 

4.1.2.1. Ön Mali Kontrol

 

Birimlerden gelen her türlü ödeme evraklarının yönetmeliklere uygunluğu incelenerek, kontrolleri yapılır. Yönetmeliğe uygun olan evraklar ödenmek üzere işleme alınır ve  listelenir. Yönetmeliğe uygun olmayan evraklar düzenlenmek üzere birimlere geri gönderilir. Ayrıca her türlü bilgi desteği sağlanır.

 

4.1.2.2.Ödeme İşlemleri

 

Muhasebe birimine Müdürlüklerden gelen ödeme evrakları önce incelenir eksik belge veya imzası yok ise işleme alınır. İşleme alınan evrak için önce çek düzenlenir. Düzenlenen çek müdür ve üst yöneticiye imzaya çıkarılır. İmzadan çıkan ödeme evrakı kurumun maddi durumu çerçevesinde ödenir.

 

4.1.2.3.Muhasebe İşlemleri

 

4.1.2.3.1.Ödeme Evrakları Kayıt İşlemleri

 

Ödenen ödeme evrakları yevmiye numarası verilerek Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde kayıt altına alınarak bütçeleştirilir.

 

4.1.2.3.2.Emanet İşlemleri

 

Ödeme evrakları üzerinden ödenemeyen tutarlar daha sonra ki bir tarihte ödenmek üzere kurum emanetine alınır.  Maddi durumun müsait olduğu zaman muhasebe fişi hazırlanarak emanet hesabından ödemesi yapılır.  Yapılan ödeme evrakına yevmiye numarası verilerek muhasebeleştirilir.

 

4.1.2.3.3.Teslimat İşlemleri

 

Bankaya yatan belediye gelirleri ile kasa hesabında bulunan tutarların her akşam bankaya yatırılması işlemi yapılır ve bu işlemlere birer adet teslimat müzekkeresi düzenlenir. Kesilen teslimat müzekkeresi ve banka hesap özeti fotokopisinin birer nüshası gelir tahakkuk servisine gönderilir. Teslimata Yevmiye numarası verilerek muhasebeleştirilir.

 

4.1.2.3.4.Gelir Tahsilatlarının Muhasebeleştirilmesi İşlemi

 

Gelir Birimi tarafından tahsilatı yapılan gelirlerin gününde yevmiye verilerek muhasebeleştirilmesi işlemidir.

 

4.1.2.3.5.Maaş Muhasebeleştirme

 

İnsan Kaynakları ve Eğitim Md.(Bordro tahakkuk servisi) tarafından işlemleri yapılan maaşların kontrolü yapılarak gününde ödenmesini sağlayarak ve yevmiye verilerek muhasebeleştirilmektedir.

 

4.1.2.4.Banka İşlemleri

 

Çekler bankaya firmalar aracılığı ile tahsil etmeleri için gönderilir. Günlük firmalara yapılan havaleler (Gönderme emri) yetkili personel tarafından bankaya götürülür. Bir önceki mali iş gününün hesap belgesi ve ekstreleri düzenli bir şekilde alınır. Bankaya giren ve çıkan tutarlar kontrol amaçlı Excel ortamında hazırlanana programa işlenir.

 

4.1.2.5.Yapı Denetim-Otopark İşlemleri

 

4.1.2.5.1. Teslimat işlemleri

 

Yapı denetim firmaları imarda yaptırdıkları işlemlerden sonra denetim amacı ile kuruma yatıracakları yapı denetim veya otopark bedellerini Muhasebe Biriminden teslimat müzekkeresi alarak bankaya yatırır.

 

4.1.2.5.2. Yapı Denetim Yazışmaları

 

Yapı denetim firmasının yaptığı iş bittikten sonra, bittiğine dair yazıyı İmar ve Şehircilik Müdürlüğü  Muhasebe Servisine gönderir. Daha önce teslimat ile yatırdıkları paraları artık iş bittiği için almaya hak kazanan firmalara üst yazı (Banka talimat yazısı) yazılarak banka hesaplarına gönderilir.

 

4.1.2.6.Vergi Beyanname İşlemleri

           

Bir önceki ay yapılan ödemeler bilgisayar ortamına işlendikten sonra her ayın 20 sinde gelir ve gider üzerinden; Muhtasar, KDV1, KDV2 beyannameleri düzenlenir.Düzenlenen beyannameler Internet aracılığı ile online olarak vergi dairesine bildirilir ve izleyen 5 gün içerisinde (her ayın 25’i) ödenir.

 

4.1.2.7.Muhasebe Kalemi

 

4.1.2.7.1. Evrak Kayıt İşlemleri

 

Valilik, Kaymakamlık Makamı, Müdürlükler ve vatandaşlardan gelen yazılar ve dilekçeler başkanlık binasında mevcut bulunan Kent Bank tarfından kayda alınır.Müdürlüğümüze ait evraklar zimmet karşılığında teslim alınır, gelen evrak kayıt defterine kayıt edilir,.Müdürün bilgisi dahilinde dilekçedeki talepler doğrultusunda bekletilmeksizin gerekli çalışmalar yapılır.

 

4.1.2.7.2. Ödeme Belgesi Hazırlığı

 

Müdürlük tarafından alınacak malzemeler ve işler için, gerekli yazışmalar yapılarak Harcama Yetkilisinden onay alınır ve gerekli piyasa araştırması yapıldıktan sonra malzeme ya da iş alınır. Daha sonra Ayniyat girişleri yapılan malzeme ödeme evrakı şeklinde hazırlanarak yetkili memurlara imzalatılır.

 

4.1.2.7.3. Hedef Raporları

 

Birim yıllık Performans Programında hazırlanan hedefler doğrultusunda her ay hedeflerin gerçekleşme durumu için yapılan çalışmalar dosyalanarak ilgili birime iletilmektedir

 

4.1.2.8. Ay Sonu İşlemleri

 

4.1.2.8.1.Banka Hesaplarının kontrol edilmesi

 

Kurumumuzun çalışmakta olduğu tüm bankalardan aylık ekstreler alınır. Muhasebe biriminde yapılan tüm muhasebe işlemlerinin (Gelir ve Gider olmak üzere) sonucunda alınan raporlar ile karşılaştırılması yapılır. Hatalı işlemler yönetmelik uyarınca düzenlenir.

 

4.1.2.8.2.İç Hesapların Tutturulması

 

Gelir, gider, emanet, banka, taşınır, K.D.V.,  kasa, Pos, kredi hesabı ve diğer hesapların kendi içlerinde tutturulup  kapatılma işlemleri yapılır.

 

4.1.2.8.3.Ay Sonu Hesap Kontrolleri

 

Gelir Gider, yapı denetim ve banka hesapları ile birim tarafından düzenlenen defterlerin (muhasebe fişlerinin defterleşmiş hali) birbiri arasında uyumunun kontrolünün yapılarak aylık defterlerin düzenli olarak dökülmektedir. Döküm alınan defterler ciltlenerek arşivlenir.

 

4.2.GELİR FAALİYETLERİ:

 

4.2.1. TAHAKKUK VE TAHSİLAT İŞLEMLERİ

 

4.2.1.1.Mahsup

 

Vatandaşın fazla veya yanlış yaptığını düşündüğü ödemeleriyle ilgili şikayetleri veya birimimizin rutin hesap kontrollerinde görülen fazla veya yanlış ödemeler kontrol edilir. Eğer konusu geçen ödemeler gerçekten fazla veya yanlış hesaba ödendiyse; ilgili şahsın başka borçlarına mahsup yapılır. Yapılan mahsup çıktısının bir nüshası vatandaşa verilir, bir nüshası ilgili dosyaya takılarak arşivlenir.

 

 

4.2.1.2.Gelir Tarifesi Oluşturma

 

2464 Sayılı Belediye Kanununun 96/n ve 97. maddeleri ile 5393 Sayılı Belediye kanununun 83. maddesine istinaden Ağustos ayı içerisinde Belediye gelir tarifesini oluşturmak üzere müdürlüklere gelir tarifesi çağrısı yapılır. Müdürlükler tarife çağrısına eylül ayı içerisinde cevap verir. Müdürlüklerden gelen cevaplar doğrultusunda gelir tarifesi üzerinde çalışmalar yapıldıktan sonra Ekim ayı içerisinde belediye meclisine sunulur. Belediye meclisi plan bütçe komisyonuna havale eder. Komisyon gerekli incelemeyi yapıp bir rapor düzenleyerek tekrar meclise havale eder. Mecliste oylanan tarife kesinleşmiş olur ve ilgili makamlara gönderilir. 

 

4.2.1.3.TAHAKKUK iŞLEMLERİ

 

2464 sayılı Belediye Gelir Kanunu gereği hazırlanan ve belediye meclisimizce kabul edilen gelir tarifesine uygun olarak, 213 sayılı V.U.K. çerçevesinde her türlü vergi, resim, harç ve diğer gelirlerin tahakkukunu yapmakla sorumlu olan birimdir.

Tahakkuk işlemi vatandaşın emlak ve gelirler servislerine başvurusu ile başlar. Başvuru esnasında vatandaşın sicil kontrolü yapılır. Vatandaşın sicil kaydı varsa ilgili yılın gelir tarifesi üzerinden tahakkuk işlemi gerçekleştirilir. Vatandaşın sicil kaydı yok ise sicil açılır ve ilgili yılın gelir tarifesi üzerinden tahakkuk işlemi gerçekleştirilir. Vatandaşa sicil numarası verilerek ödeme için veznelere yönlendirilir.(MHM.İAŞ(7.5.1)19 nl iş akış şemasına göre yapılır)

 

4.2.1.4.TAHSİLAT İŞLEMLERİ

 

Borcunu ödemek üzere veznelerimize gelen vatandaş sicili yok ise önce kent banka yönlendirilerek sicil numarası alması sağlanır. Daha sonra bu sicil numarasındaki borç hakkında vatandaş bilgilendirilir. Ödeme karşılığında vatandaşa tahsilat makbuzu verilir.

 

4.2.4.EMLAK ÇTV İŞLEMLERİ

 

4.2.4.1.Ödeme Emri İşlemleri

 

Belediyemiz alacaklarının tahsilatını zamanında yapabilmek için bilgisayar ortamında hazırlanan ödeme emirleri ilgili kişilerin adreslerine tebliğ edilmek üzere hazırlanır.

 

4.2.4.2.ÇTV ve Emlak Beyan İşlemleri

 

Çevre temizlik vergisi, bildirime dayalı bir vergidir. Çevre temizlik vergisi bildirimi köyler ve vergi değerini değiştiren sebeplerin mevcudiyeti halinde veya yeni bir gayr-i menkule sahip olununca; binayı kullanan mükellef veya kanuni temsilcileri tarafından Çevre Temizlik Vergisi Şefliği’ ne verilir.

Boş olan binalar için çevre temizlik vergisi bildirimi binanın sahipleri veya kanuni temsilcileri tarafından yapılır. Emlak Vergisi ise beyana dayalı bir vergidir. Emlak beyanı,  (Bina vergisi beyanı, Arsa vergisi beyanı) genel beyan dönemi ile vergi değerini değiştiren

Sebeplerin mevcudiyeti halinde veya yeni bir gayr-i menkule sahip olununca, mükellef tarafından veya kanuni temsilcisi tarafından emlak vergisi şefliğine verilir.

 

4.2.4.3.Mahsup İşlemleri

 

Verilen bir beyanın hatalı olmasından veya fazla ödenmesinden doğan vergi tutarının kişinin kalan vergilerine aktarımı ile mahsup işlemi yapılır. Mahsup işlemi yapıldıktan sonra yapılan düzenlemenin belgeleri sistem üzerinden çıkarıp 1 nüsha mükellefe verilir diğer nüshada arşivlenmek üzere dosyalanır.

 

4.2.4.4.Emlak Beyan İşlemleri

 

Emlak beyan işlemleri MHM. İAŞ.(7.5.1)24 nl iş akış şemasına göre yapılır

 

4.2.4.4.1.Emekli işlemleri

 

1323 sayılı emlak vergisi kanunun 8. maddesi gereği 200 metre kareyi geçmeyen tek meskene sahip olan mükelleflere uygulanan vergi indirimidir. İndirim işlemleri için gerekli belgeler ilgili müdürlükten alınmış olan emeklilik formu, emeklilik cüzdanı fotokopisi, nüfus cüzdanı fotokopisidir. Bilgisayar ortamında işlemleri yapıldıktan sonra evrakları dosyalanır ve arşivlenir.

 

4.2.5.İCRA TAKİP İŞLEMLERİ

 

4.2.5.1.YOKLAMA İŞLEMLERİ

 

Emlak ve ÇTV vergi kaçaklarının önlenmesi için ve daha önceden tahakkuk eden aynı vergilerin tahakkuklarının güncellenmesi için görevlendirilen personel tarafından yoklama tutanağı doldurulur. Daha sonra belediye hesaplarındaki vergilerle karşılaştırılır. Vergilendirilmemiş olanlar emlak ve ÇTV vergilerinin vede VUK ilgili maddeleri uyarınca resen tahakkuk işlemi yapılır.

Daha önce tahakkukları yapılmış fakat yoklama ile tespit edilen yıkımlar, kapatılan işyerleri ile ilgili kayıtlarda,  ilgili terkin işlemleri başkanlık oluru ile yapılır.

 

 

4.2.5.2.TEBLİGAT İŞLEMLERİ

 

Hazırlanan ödeme emirleri mükellef şehir içinde ise belediyemiz personeli tarafından imza karşılığı veya posta ile ilgilisine verilir Şehir dışında ise posta ile adresine ulaştırılır. Bir nüshası arşivimizde saklanır.

 

4.2.5.3.İCRA TAKİP İŞLEMLERİ

 

Tahakkuk servisince tahakkuk ettirilip vadesinde ödemeyen mükelleflere 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil usulü hakkındaki kanunun ilgili maddeleri gereği vergi mükelleflerine ödeme emri tanzim edilerek, tebliğ memurları vasıtasıyla dağıtılır. İcra takip servisi her borçlu için haciz varakası düzenleyerek posta ile mükellefe bildirilir ve icra servisi tarafından evrak takibi yapılır.

 

4.2.6.VEZNELER

 

Amme borçlusu adına yapılan ödemeleri tahsilat makbuzu düzenleyerek tahsil etmek, Tahsildar ve icra memurlarının tahsilatını usulüne uygun olarak kabul etmek, veznece tahsil olunan paraları belirlenen esaslara uygun olarak mutemede teslim etmek.

 

4.3.STRATEJİK PLANLAMA FAALİYETLERİ

 

4.3.1. STRATEJİK PLANLAMA KALEMİ

 

Stratejik Planlama Servisi ile ilgili her türlü yazışmaları ve istatistikî bilgilere cevap verir Ayrıca bağlı olduğu müdürün verdiği görevleri yapar.

 

4.3.2. STRATEJİK PLAN HAZIRLIĞI

 

Belediye başkanı, mahalli idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde; kalkınma planı ve programı ile varsa bölge planına uygun olarak stratejik plan hazırlayıp meclise sunulur. Kamu İdarelerinin Stratejik Planlamaya ilişkin Usul ve esaslar hakkında yönetmeliğin 7.maddesi uyarınca; beş yıllık dönem için hazırlanır, En az iki yıl uygulandıktan sonra kalan süreci için güncelleştirme yapılabilir. Güncelleştirme, misyon, vizyon ve amaçları değiştirmeden, hedeflerde yapılan nicel değişiklikleri kapsar.

 

4.3.3.KURUM PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANMASI

 

Performans Programı 5 yıllık hazırlanan stratejik plan doğrultusunda yılı bütçesi hazırlanmadan önce yapılır. Müdürlükler ile yazışma yapılarak toplantı günü tespit edilir. Yapılan toplantılar neticesinde hazırlanan performans programı Meclis tarafından onaylanarak, ilgili yılında yürürlüğe girer.

 

4.3.4.KURUM FAALİYET RAPORU HAZIRLANMASI

 

Kamu idarelerinin stratejik plan ve performans programları uyarınca yürütülen faaliyetlerini, belirlenmiş performans göstergelerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklayan faaliyet raporu, birim faaliyet raporları esas alınarak, idarenin faaliyetlerini gösterecek şekilde hazırlanır.

İdare faaliyet raporu Nisan ayı toplantısında belediye meclisine sunulur. Nisan ayı sonuna kadar Belediye Başkanı tarafından kamuoyuna açıklanır. Bu raporların birer örneği aynı sürede Sayıştay Başkanlığına ve içişleri Bakanlığına gönderilir. Sayıştay, Bakanlık veya İçişleri bakanlığınca istenilmesi halinde faaliyet raporları ayrıca elektronik ortamda gönderilir.

 

4.4.AYNİYAT İŞLEMLERİ

 

4.4.1.TAŞINIR İŞLEM FİŞLERİNİN KONTROLÜ

 

Harcama Birimleri tarafından yapılan taşınır mal alımları Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır Kayıt Kontrol yetkilileri tarafından hazırlanan taşınır İşlem Fişleri konsolide görevlisine getirilir. Konsolide görevlisi tarafından taşınır işlem fişlerinin Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olup olmadığını taşınır malların depo kayıtlarının yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. Kontrollerde uygun bulunmayanlar Taşınır İşlem Fişleri kayıt kontrol yetkilisine bildirilir. Gerekli düzeltmeleri yapması istenir. Taşınır işlem kayıtları, ödemenin yapılması için muhasebe birimine gönderilir.

 

4.4.2.AMBAR STOKLARINI İNCELEMEK

 

Konsolide görevlisi tarafından, Harcama Birimlerinin ambarlarındaki stokların bilgisayar ortamında hazır paket programı içerisindeki taşınır kayıt programından taşınır mallarının giriş ve çıkış işlemleri kontrol edilir.

 

4.4.3.AMBAR SAYIMI YAPMAK

 

Harcama birimi, taşınır yönetim hesap cetvelinden 150 ve 250’li hesapları tek tek incelenerek bilgisayar ortamında haftalık-aylık-yıllık sayımları yapılır. Bunların birleştirilmiş raporunu kesin hesap cetvelinden muhasebe birimine iletir.

 

 

4.4.4.DEMİRBAŞ NİTELİĞİNDEKİ MALLARIN ZİMMET TAKİBİ

 

Taşınır mallar içinde 253–254–255 hesaplarına dahil olan dayanıklı taşınır malların bilgisayar ortamında zimmet kayıtlarının taşınır mal yönetmeliğine uygun olarak yapılıp yapılmadığını, veri giriş işlemlerinden ve taşınır raporlarından kontrolünü yapar.

 

4.4.5.DEMİRBAŞ NİTELİĞİNDEKİ MALLARIN HURDA İŞLEMİ

 

Kullanımından kaynaklanan ve çeşitli nedenlerden dolayı fayda sağlanamayacak şekle gelen dayanıklı taşınırlar önce harcama birimi tarafından bir raporla belirlenir. Bu rapora istinaden hurdaya ayrılacak olan dayanıklı taşınırların hurdaya ayrılma kararının vermesi için Belediye Başkanlığına yazı yazılır. Belediye Başkanı hurdaya ayrılma kararının verilmesi için yazı ile Belediye Encümene bildirir. Belediye Encümeni hurda kararı almışsa bu dayanıklı taşınırlar kayıtlardan düşülür. Hurdaya ayrılan bu dayanıklı taşınırlar bilgisayar ortamında taşınır çıkışı düzenlenerek kayıtlardan düşümü yapılır.

 

4.4.6. İDAREYE AİT ARAÇLARIN HURDAYA AYIRMA İŞLEMİ

 

Kazadan veya çeşitli nedenlerden dolayı kullanılmayacak hale gelen araç için teknik birimden rapor alınır. Alınan rapor ile harcama biriminde komisyon kurulur ve komisyon aracı inceler ve uygunsa raporu imzalar. Bu rapora istinaden hurdaya ayrılacak olan dayanıklı taşınırların hurdaya ayrılma kararı vermesi için Belediye Başkanlığına yazı yazılır. Belediye Başkanı hurdaya ayrılma kararının verilmesi için yazı ile Belediye Encümene havale eder. Belediye Encümeni hurda kararı almışsa bu dayanıklı taşınırlar kayıtlardan düşülür. Hurdaya ayrılan bu dayanıklı taşınırların bilgisayar ortamında taşınır çıkışı düzenlenerek kayıtlardan düşümü yapılır. Trafik Şube Müdürlüğünden araca ait hurda işlemleri yapılıp araç ruhsatına hurdaya ayrılmıştır kaşesi vurdurularak hurda işlemi tamamlanır. Hurdaya ayrılan araçlar makine kimya Enstitüsü Kurum ile irtibata geçilerek belli bir ücret karşılığı bu kuruma teslim edilir veya belediyenin gelir birimi tarafından ihale edilmek suretiyle hurda satışı yapılır.

 

4.4.7.İDAREYE AİT ARAÇLARIN TRAFİK SİGORTALARININ TAKİBİ

 

Harcama Birimleri tarafından kullanılan hizmet taşıtlarının zorunlu trafik sigortalarını günü güne takip edilerek yenilenmesi sağlanır. Piyasa araştırması yapılarak en uygun sigorta acentesine trafik sigortası yaptırılır.

 

 

 

 

4.4.8. İDAREYE ALINAN DEMİRBAŞLARIN KAYITLARINI YAPMAK

 

Harcama Birimlerince yeni satın alınan ve Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıtları yapılan demirbaşların kayıtları kontrol edilir.

 

4.5. PERSONEL ÖZLÜK İŞLEMLERİ

 

4.5.1. PUANTAJ İŞLEMİ

 

Müdürlüğümüzkadrosundabulunan İşçi, Memur ve Sözleşmeli Personellerin aylık puantajları izin ve rapor işlemleri göz önünde bulundurularak hazırlanır. Hazırlanan puantajları (gerçekleştirme görevlisi,şef,müdür)imzalatılır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2. PERSONELİN İZİNLERİ:

 

4.5.2.1. Memur Personelin İzinleri

 

Devlet memurlarının yıllık izin süresi, hizmeti 1 yıldan on yıla kadar (On yıl dahil) olanlar için yirmi gün, hizmeti on yıldan fazla olanlar için 30 gündür. İzne ayrılmak isteyen Memura izin kayıt formu Müdürlüğümüz tarafından 3 nüsha halinde doldurulur. Müdür tarafından onaylandıktan sonra İnsan Kaynakları Bürosuna gönderilerek bilgisayara girişi yapılır ve özlük işleri memuru tarafından paraf atılır. Bağlı bulunulan Başkan Yardımcısından Onay alınır. Bir nüshası kişinin kendisine bir nüshası Müdürlük personel dosyasına, bir nüshası da özlük dosyasına konulmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2.1.1. Memur Doğum İzni:

 

Memura doğum yapmasından önce 8 hafta ve doğum yaptığı tarihten itibaren 8 hafta olmak üzere toplam 16 hafta süre ile aylıklı izin verilir. Çoğul gebelik halinde, doğumdan önceki 8 haftalık süreye 2 hafta süre eklenir. Ancak sağlık durumu uygun olduğu takdirde, tabibin onayı ile memur isterse doğumdan önceki 3 haftaya kadar işyerinde çalışabilir. Bu durumda, memurun çalıştığı süreler, doğum sonrası sürelere eklenir. Yukarıda öngörülen süreler memurun sağlık durumuna göre tabip raporunda belirlenecek miktarda uzatılabilir. Memurlara, bir yaşından küçük çocuklarını emzirmeleri için günde toplam bir buçuk saat süt izni verilir. Süt izninin kullanımında annenin saat seçimi hakkı vardır. Erkek memura, karısının doğum yapması sebebiyle isteği üzerine üç gün izin verilir.

 

 

4.5.2.1.2. Diğer İzinler

 

Memura isteği üzerine, kendisinin veya çocuğunun evlenmesi, annesinin, babasının, eşinin, çocuğunun veya kardeşinin ölümü halinde beş gün izin verilir.

 

4.5.2.1.3.Mazeret İzinleri

 

Yukarıda belirtilen hallerden başka, dairesi amirinin muvafakatiyle, bir yıl içinde toptan veya parça parça olarak, mazeretleri sebebiyle memurlara 10 gün izin verilebilir. Zaruret halinde on gün daha aynı usulle mazeret izni verilebilir. Bu takdirde ikinci defa aldığı bu izin yıllık izninden düşülür. Bu izinler sırasında özlük haklarına dokunulmaz.

 

4. 5.2.1.4.Rapor İşlemleri

 

Memurlara hastalıkları halinde, rapor evrakı üst yazı ile birlikte İnsan Kaynakları Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2.2. İşçi Personelin İzinleri

 

İşe girdiği günden başlayarak, deneme süresi içinde olmak üzere en az bir yıl çalışmış olan işçilere aşağıdaki süreler kadar yıllık ücretli izin verilir.

Hizmet Süresi 1 Yıldan 5 Yıl dahil olanlara 22 İşgünü, 5 Yıldan fazla olanlara 30 İşgünü,

İzinleri, işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek olanlara, istemeleri halinde ayrıca 10 güne kadar ücretsiz yol izni verilir. İzne ayrılmak isteyen İşçiye izin kayıt formu Müdürlüğümüz tarafından 3 nüsha halinde doldurulur. Müdür tarafından onaylandıktan sonra İnsan Kaynakları Bürosuna gönderilerek bilgisayara girişi yapılır ve özlük işleri memuru tarafından paraf atılır. Bağlı bulunulan Başkan Yardımcısından Onay alınır. Bir nüshası kişinin kendisine bir nüshası Müdürlük personel dosyasına, bir nüshası da özlük dosyasına konulmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

 

4.5.2.2.1.Ölüm İzni

 

İşçinin Dedesi, Babaannesi, Kayınpederi, Amcası, Dayısı, Kayınbiraderi, Eniştesi, Teyzesi, Kayınvalidesi, Bacanak ve Baldızının ölümü halinde Bir (1) İşgünü,  Ana, baba, eş, kardeş ile öz veya bakımları kendine ait olan üvey çocuklarının ölümü halinde Yedi (7) İşgünü. İşyerinde çalışan işçilerden birinin ölümü halinde cenaze hazırlıklarını yapmak veya cenaze törenine katılmak üzere yeteri kadar işçiye ücretli mazeret izni verilir.

 

 

 

4.5.2.2.2.Evlilik  İzni

 

Evlenen çiftlere yazılı isteği üzerine düğün törenlerinde 5 İşgünü, ayrıca Nikâh törenlerinde Bir (1) İşgünü, İşçinin bakmakla yükümlü olduğu çocuklarının nikâh ve düğün merasimlerinden birinde Üç (3) İşgünü ücretli izin verilir

 

4.5.2.2.3.Doğum İzinleri

 

Doğum yapan kadın işçiye doğumdan önce ve sonra Sekiz (8)’er olmak üzere Onatlı (16) hafta ücretli izin verilir. Bir buçuk (1,5) yaşından küçük çocuğu olan kadın işçiye, çocuğunu emzirmek ve dilerse çalışma saati başında veya sonunda kullanmak üzere günde İki buçuk (2,5) saat ücretli izin verilir. Eşi Doğum yapan işçiye yazılı isteği üzerine Beş (5) İşgünü,

 

4.5.2.2.4.Diğer İzinler

 

İşçinin çocuğunun sünnet merasiminde Üç (3) İşgünü,

Yangın, Su Baskını, Deprem vb. doğal afetlere uğrayan işçiye, olayın boyutu daha fazlasını gerektirmiyorsa On (10) İşgünü,

Ana, baba, eş ve çocuğun refakatini gerektiren bakım ve ağır hastalığında refakatçi olarak On (10) İşgünü ücretli, Yeteri kadar ücretsiz izin verilir.

Ev değiştiren işçiye Üç (3) İşgünü ücretli izin verilir. ( Nakil İlmühaberi getirmek kaydıyla).Resmi kurumlardaki işlerini halletmesini yılda Bir (1) İşgünü ücretli izin verilir.

 

4.5.2.2.5.Ücretsiz Mazeret İzni

 

İşveren, işçiye yazılı müracaatı üzerine ve özrü makul görülmek şartıyla yılda 60 güne kadar ücretsiz mazeret izni vermeyi kabul eder. Doğum yapan kadın işçiye yazılı müracaatı halinde altı (6) aya kadar ücretsiz izin verilir.

 

4.5.3.Memur Personelin Vizite Kağıdı 

 

Memur Personele tedavi için üç nüsha vizite kağıdı hazırlanır. Müdüre imzalatıldıktan sonra giden defterden tarih ve sayı verilerek işleme konulur.

Memur personel rapor aldığı takdirde, rapor kağıdını Müdürlüğe gönderir veya getirir.  Vizite kağıdı İnsan Kaynakları Bürosuna üstyazı ile gönderilir. Sağlık iznine dönüştürülmek için Belediye Başkanına Onaya sunulur. Onaylandıktan sonra Üst yazı ile memurun bağlı bulunduğu  Müdürlüğüne gönderilir. Bir nüshası da özlük dosyasında saklanır.

 

 

 

4.6. ARŞİV İŞLEMLERİ

 

Birim tarafından düzenlenen bütün evraklar arşiv yönetmeliği hükümleri de dikkate alınarak teftiş gördüğü zamana göre birim ait arşivde, teftiş gören evraklar ise daha sonra kurumun bina altında bulunan yine birime tahsis edilen arşivinde aşağıdaki tabloda belirtilen esaslar doğrultusunda saklanmaktadır.

SAKLAMA SÜRELERİNİ GÖSTERİR CETVEL
EVRAKIN CİNSİ SAKLAMA SÜRESİ
1-Sözleşmeler ve onlarla ilgili defterler :
a)Devletçe yapılan ikrazve istikrazlara 
ait sözleşmeler
Sözleşmelerinde yazılı sürelerin bitiminden
itibaren beş yıl
b)İstikraz niteliğindeki avanslara 
ait sözleşmeler
c)İkraz ve istikrazlara ait bordro ,kayıt  
örnekleri ve defterler
d)Tescile tabi sözleşmeler İlgili bütçe yılının bitiminden sonra yirmi beş yıl
e)Sözleşme tescil defteri
2-Zat maaşlarına ait belge ve defterler. Süresiz
a)Zat maaşları tahsis evrakı
b) Zat maaşları tescil defteri
3-Bütçe içi ve dışı işlemlere ait evrak :
a)Nakit ve mahsup verilen emirleriyle ekleri
b) Gelir tahakkuk ve tahsil evrakı , gider 
tahakkuk ve ödeme belgeleri.
c)Yevmiye  defterleri , aylık mizanla ilgili cetveller.
d)Adi ve bütçe emanetlerine ait tahsilat ve reddiyat evrakı , her türlü avans evrakı ile sair bütçe dışı işlemlere ait belgeler.
Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden 
başlayarak,on yıl
Ancak ;
ı-Sayıştay ' da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak ,
on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile , ilam kesinleşmedikçe ,
ıı)832 sayılı kanunun 65. maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama , tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilerce istenilen evrak , iadelerinde , on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile , sayıştaysa gereği yapılmadıkça yok edilemez
4- İdare hesabı ile ilgili evrak :
a) İdare hesabını teşkil eden cetveller.
b) Denetçi raporları.c)üye düşünceleri.
d)Savcı düşünceleri.
e)Daire kararları.
f)Ödeme emri ve vize bordroları , red takrirleri fişler ve idare hesapları dosyalarındaki bütün belgeler .
 I-Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ,
 hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden
başlayarak on yıl
II- 832 sayılı kanunun 66 cı maddesi gereğince  hükmen onanmış sayılan hesaba ait evrak , o yıla ait kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla , hesabın  ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl
5-İlam ve tutanakları :
a)Daire ve temyiz kurulu ilamları.
b)Daire tutanakları.
c)Daireler kurulu tutanakları .
d)Temyiz kurulu tutanakları.
e)Genel müdür  tutanakları
Bu belgeler yok edilemez. Ancak , ilişkin bulundukları 
 bütçe yılının bitiminden başlayarak 30 yılı dolduranlar , 
devlet arşivine devredilebilir.
6-Kesin hesaba ilişkin belgeler ile elektronik bilgi İşlem merkezi kayıt  ve belgeleri  
a)Kesin hesaplar a) Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla 
ilgili bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl  
SAKLAMA SÜRELERİNİ GÖSTERİR CETVEL
EVRAKIN CİNSİ SAKLAMA SÜRESİ
b) Gelir ve gider belgelerine ve bütçe ile verilen ödeneklere ilişkin Elektronik Bilgi 
İşlem Merkezi bant ve diskleri
b)İlgili bulundukları bütçe yılı uygunluk bildiriminin 
verildiği tarihe kadar 
c) (b) fıkrasında belirtilen ödenek 
kayıtlarının yılsonu bakiyelerine ilişkin bant 
ve diskler
c)Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ilgili
 bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl
d)Bütçe ödeneklerine ilişkin kesin vize döküm listeleri ve aktarma belgeleri d)Muhasebe  müdürlükleri ile uygunluk sağlayıncaya kadar
7-Vize ve inceleme işlerine ait sair evrak ve defterler :       Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden 
balayarak on yıl.Gizli kadrolar on yıl sonunda 
ilgili kuruma gönderilir
a)Harcamadan önce vize ile ilgili bordro, defter ve kartlar Hesap yılının bitiminden başlayarak on yıl
Ancak;
I-Sayıştay'da yargılanmazı devam edenlerle ilgili evrak , on yıllık saklama sürelerine tamamlanmış olsalarbile,ilam kesinleşmedikçe.
II- 832 sayılı kanunun 65 inci maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama, tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilere istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, Sayıştay’ca gereği yapılmadıkça yok edilemez. Döner sermayeli hesaplara ilişkin olup ticari usule göre tutulan defterler, hesabın yargılanmasından, bubent kapsamına giren diğer belgeler ise Sayıştay’ca yok edilmeleri gereken tarihten sonra yerlerine gönderilebilirler
b)Kadro cetvel ve defterleri  
c)İnceleme ve denetleme işlerine ait sair belgeler. 
8-Döner sermaye ve fon hesaplarına ait evrak ve defterler: incelenmek ve yargılanmak üzere sayıştay'a
 teslim edilen her türlü evrak ve defterler
9-Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili belge ve defterler :
Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili olarak sayıştaya verilen her türlü belge ve defterler.
 İlgili bulundukları bütçe yılı yada  hesap devresinin 
bitiminden başlayarak on yıl. Bu belge ve defterlerden 
ilişiği bulunmayanların ,ilgili idarenin istemi halinde 
, on yıllık süre beklenmeden yerine gönderilmesine
 sayıştay genel kurulunca kara verilebilir
 

 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR 

5.1.5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu

 

5.2.5393 Sayılı Belediye kanunu

 

5.3.Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği

 

5.4.2464 Sayılı Belediye Gelirleri kanunu

 

5.5.1399 Sayılı Emlak Vergisi Kanunu

 

5.6.6183 Sayılı Amme Alacakları Kanunu

 

5.7.3065 Sayılı KDV Kanunu

5.8.193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu

 

5.9.213 Sayılı Vergi Usul Kanunu

 

5.10.488 Sayılı Damga Vergisi Kanunu

 

5.11.3473 sayılı muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi ile ilgili kanun hükmünde kararname

 

5.12.Prosedür Hazırlama Prosedürü

 

5.13.ISO 9001

 

 

Daha fazla okumak için tıklayınız